Sebagai pelaku usaha kecil, tentu Anda menyadari bahwa Anda tak memiliki sumber daya ataupun anggaran yang tidak terbatas. Itulah mengapa Anda harus bekerja untuk memaksimalkan keuntungan dari setiap investasi. Ketika berbicara mengenai efisiensi dan produktivitas karyawan salah satu cara untuk membangunnya adalah melalui teknologi. Jika Anda masih menggunakan teknologi jadul, Anda harus segera meninggalkannya jika masih ingin tetap bersaing.
Berikut ini adalah 5 cara memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan produktivitas karyawan Anda.
1. Ganti cara komunikasi di kantor Anda
Untuk meningkatkan efisiensi, Anda bisa menggunakan software percakapan seperti Skype for Business, misalnya. Ini memungkinkan karyawan Anda saling berkirim pesan tanpa harus berdiri menghampiri meja karyawan lain yang pasti tidak efektif. Selain itu, menggunakan alat semacam ini juga bisa digunakan untuk memantau status keberadaan (availability status) dari karyawan Anda. Jika lingkaran hitam menyala di samping foto mereka, itu artinya karyawan tersebut bisa diajak bercakap-cakap. Dan kuning artinya mereka tidak di tempat serta merah artinya mereka di tempat tapi sedang sibuk. Anda juga bisa memilih opsi untuk diberi notifikasi seandainya mereka sudah ‘available’. Cara ini efektif untuk beberapa pembicaraan yang tidak super penting.
2. Instal video conferencing
Traveling untuk mengadakan meeting atau training di luar kantor biasanya sangat memakan waktu dan malah kebanyakan waktu akan habis di jalan. Nah, alih-alih meeting di luar kantor, Anda bisa menggunakan telepon jaringan yang menawarkan video call dan conferencing. Dengan cara ini Anda dapat mengadakan video conference untuk mendiskusikan bisnis dengan memanfaatkan kenyamanan kantor Anda. Anda juga dapat melengkapi ruang konferensi dengan alat untuk menampilkan data atau dokumen pada layar besar, sehingga setiap orang dalam pertemuan itu dapat mengikuti percakapan dengan mudah.
3. Upgrade penggunaan teknologi
Teknologi yang usang membatasi kemajuan bisnis Anda dan menghalangi pengembangan karyawan yang efisien. Sistem telepon yang sudah jadul dan jaringan yang lambat bisa membuat produktivitas karyawan Anda macet. Jadi, luangkanlah waktu untuk menilai apakah penggunaan teknologi, aplikasi, software, dan perlengkapan lainnya di kantor Anda sudah perlu peningkatan. Bukan berarti Anda harus merubah keseluruhan kantor dengan barang baru. Tapi, Anda harus mengganti peralatan usang dengan mesin yang lebih up-to-date. Selain itu, pastikan software dan aplikasi yang digunakan perusahaan juga selalu uo-to-date.
4. Simpan file perusahaan di sistem penyimpanan Cloud
Apakah Anda pernah dalam perjalanan ke klien dan sadar bahwa file yang Anda butuhkan ketinggalan di komputer kantor? Nah, jika semua karyawan Anda menyimpan data mereka di Cloud, akan mudah bagi seluruh karyawan untuk saling membagi dan mengakses data yang dibutuhkan. Bahkan dengan cara ini, data bisa diakses secara mudah dari rumah atau kamar hotel.
5. Gunakan software ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah perangkat lunak manajemen proses bisnis yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi proses dan memusatkan data agar karyawan bisa berkolaborasi secara lebih efisien. Software ERP memberikan informasi bisnis yang up-to-date yang bisa diakses dan digunakan dengan mudah. Selain itu, ERP juga menghilangkan entri data berlebihan dan mengurangi jumlah spreadsheet yang digunakan untuk merekam data bisnis penting, dengan menyimpan informasi dalam database terpusat.
Sumber: www.democratandchronicle.com
